Чек-лист эксперта: как правильно оформить акт приема-передачи оборудования

Акт приема-передачи оборудования — это юридически значимый документ, подтверждающий факт передачи материального актива от одной стороны к другой. Он необходим как для покупки, так и для аренды оборудования, например, промышленного станка или автомобильного двигателя. Документ составляется в двух экземплярах, при этом можно использовать как унифицированную форму, так и разработанный внутри компании вариант.

Как правильно составить акт

Для оформления можно использовать стандартную форму № ОС-14 или создать собственный документ с учетом требований законодательства. Независимо от выбранного формата, акт должен включать следующие обязательные реквизиты:

1. Название документа и дата составления.
2. Информация о сторонах сделки: полное наименование компании-поставщика и получателя.
3. Данные об оборудовании:
   • наименование;
   • модель и производитель;
   • серийный номер;
   • упаковка (если применимо);
   • количество единиц;
   • стоимость.
4. Данные ответственного лица: должность, ФИО, подпись.

Выбранный формат акта должен быть закреплен в учетной политике компании. Если используется собственная форма, ее необходимо утвердить и приложить к учетной документации. При выборе унифицированного бланка достаточно указать его название.

Момент подписания документа

Акт приема-передачи подписывается после тщательной проверки оборудования на соответствие заявленным характеристикам. Получатель должен убедиться в его комплектности, отсутствии внешних повреждений и дефектов.

Если в процессе монтажа, наладки или тестирования обнаружены недостатки, фиксируется отдельный документ — акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

Когда поступает крупная партия оборудования и полноценная проверка невозможна, оформляется предварительный акт приема-передачи. В дальнейшем, если выявятся расхождения в количестве или качестве, необходимо составить дополнительные акты.

Кто отвечает за оформление акта

Обычно документ оформляет специальная комиссия, состоящая минимум из трех человек. Ее формирует руководитель организации или индивидуальный предприниматель. В состав комиссии входят:

• представители администрации компании;
• технические специалисты (инженеры, механики, энергетики, наладчики), которые могут проверить работоспособность и комплектность оборудования;
• эксперты по экономике и производству (экономисты, технологи, начальники производственных участков), способные оценить эффективность использования оборудования;
• бухгалтеры, ответственные за корректное оформление документации и учет основных средств.

Комиссию возглавляет председатель, которым может быть любой сотрудник компании. Окончательное утверждение акта осуществляет руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Образец акта приема оборудования: унифицированная форма и правила оформления

При передаче оборудования используется акт приема-передачи, который можно оформить по унифицированной форме или разработать внутри компании. Документ подтверждает факт получения техники или устройств и фиксирует их состояние на момент приемки.

Сколько экземпляров акта требуется

Для соблюдения прав обеих сторон акт составляется в двух экземплярах:

• Один экземпляр передается получателю оборудования, который будет его эксплуатировать и учитывать на балансе.
• Второй экземпляр остается у поставщика как подтверждение передачи имущества.

Оба документа подписываются ответственными сотрудниками, участвующими в приемке, а также представителями поставщика, имеющими соответствующие полномочия.

Какие документы нужно приложить

К акту обязательно прикладываются копии технической документации, в которую могут входить:

• паспорт оборудования;
• инструкция по эксплуатации;
• сертификаты соответствия (если применимо);
• гарантийные документы.

Эти материалы позволяют точно определить технические характеристики устройства, условия его использования и расчетный срок службы.