Советы по увеличению производительности вашего бизнеса

Вот семь советов, которые помогут вам и вашим сотрудникам работать более эффективно.

В наши дни ваша команда может работать из разных мест — может быть, они в офисе, возможно, они работают из дома. Удовлетворение новых потребностей ваших поставщиков и клиентов может даже потребовать от вас изменения всего вашего бизнес-процесса, особенно если ваш штат сокращен и разбросан. 

Но во времена перемен или нестабильности успешные предприятия остаются успешными, потому что они максимизируют эффективность своего рабочего дня. Следуя этим советам, вы можете обеспечить высокую производительность сотрудников при любых обстоятельствах.

Воспользуйтесь преимуществами средств общения и совместной работы

Общение никогда не было так важно. Во времена ограниченного физического взаимодействия и удаленной работы недостаточно отправлять электронные письма туда и обратно. Команды теперь должны координировать работу множества различных приложений даже для самых простых проектов. Добавление дополнительных шагов к ранее простому процессу может поставить под угрозу эффективность самых основных задач и экспоненциально замедлить всю операцию.

Лучший способ управлять виртуальной командой — инвестировать в новые цифровые инструменты для совместной работы, которые сейчас доминируют в бизнес-ландшафте. Они могут способствовать мгновенному и эффективному общению с помощью интуитивно понятных визуальных дисплеев, оперативных обновлений и аналитики производительности, которая измеряет производительность отдельных сотрудников.

Программные продукты и облачные службы обмена файлами, позволяют вашей компании оптимизировать все коммуникации через центральный узел, легко передавать файлы и редактировать живые документы в режиме реального времени. Вносить свой вклад могут все пользователи, и многие из этих сервисов указывают, какие изменения были внесены каждым членом команды. 

Достигайте реалистичных целей

Для предприятий без физического офиса прозрачность имеет решающее значение. Продуктивность — это мера хорошо потраченного времени, и наличие большего количества доступных часов не гарантирует, что эти часы будут полезны или даже будут использованы. Первый шаг — убедиться, что сотрудники по крайней мере отрабатывают необходимое количество часов. Инструменты, которые отслеживают, когда ваши сотрудники входят в систему в течение дня, предупредят вас о том, что они присутствуют и отрабатывают необходимое количество часов. Не имея возможности отслеживать эти данные вручную, вы можете установить приложения для отслеживания времени, чтобы управлять этими данными за вас.

Как только вы узнаете, что сотрудники работают в установленные часы, помогите им максимально эффективно использовать свой день. Постановка сотрудникам четких ежедневных целей или задач улучшит моральный дух и производительность, поскольку люди, как правило, работают более эффективно, когда они сосредоточены на четкой и заранее определенной цели с четкими сроками.

Как вы ставите эту цель? Определите результат, который вы ожидаете от своих сотрудников, реконструировав процесс, чтобы вы могли обеспечить результат.

Например, представьте, что ваша цель — отгрузить 100 стульев к концу недели. Во-первых, определите, где в производственной цепочке стул должен находиться в пятницу утром, чтобы его можно было отправить в выходные. Повторяйте этот процесс для вашего продукта каждый день недели, а для более долгосрочных целей — каждую неделю или месяц. Это разрабатывает руководящие принципы с четкими ожиданиями как для вас, так и для ваших сотрудников. Этот процесс также может помочь вам ознакомиться с более сложной работой ваших сотрудников и лучше понять ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели для каждой должности.

Создать благоприятные условия труда

Яндекс и VK много тратят на то, чтобы предложить благоприятные рабочие места, потому что компании понимают, что счастье имеет решающее значение для производительности сотрудников. Это не означает, что вам нужно оборудовать полностью укомплектованный тренажерный зал в вашем офисе. Небольшие корректировки часто имеют огромный эффект. 

Избавьтесь от пустой траты времени

Если вы хотите увеличить производительность, вы и ваши сотрудники должны быть сосредоточены. Каждый час, проведенный в вашем бизнесе, должен быть на счету, но даже самые увлеченные работники позволят себе потратить дополнительные пять минут на социальные сети.

Чтобы оставаться продуктивным, сведите к минимуму возможности для ненужных отвлечений. Удалите отвлекающие телефонные приложения или хотя бы отключите их звук в рабочее время. Отключите уведомления на телефоне или, что еще лучше, выключите телефон и заприте его в ящике стола. 

Автоматизируйте как можно больше задач

Если вы какое-то время занимаетесь бизнесом, то знаете, что многие процессы и действия по-прежнему выполняются вручную. Часто это небольшие, но важные задачи.

Но что, если бы эти задачи можно было автоматизировать, чтобы вы и ваши сотрудники могли уделять больше времени более сложным процессам или задачам?

Оцените операции своего бизнеса и инвестируйте в программное обеспечение, которое максимально автоматизирует эти процессы, чтобы вы могли эффективно выполнять рутинную работу, а ваши сотрудники могли сосредоточиться на других задачах. Сейчас доступно больше таких решений, чем когда-либо, в связи с текущим спросом на мобильную инфраструктуру. Это отличное время, чтобы переоценить, какие рабочие функции можно исключить, чтобы вы могли лучше распределять время на более насущные потребности, требующие критического мышления работника-человека. 

Создайте эффективный и организованный рабочий процесс

Длинный список дел и сроки, возникающие среди того, что уже является переизбытком сообщений и цифровых предупреждений, могут ошеломить вас и ваших сотрудников. Пересмотрите свой рабочий процесс, чтобы найти баланс, обеспечивающий ощущение приоритета и ясности среди множества уведомлений, мигающих на каждом экране. 

Оцените свой список ежедневных задач и ранжируйте каждый пункт в соответствии с его уровнем важности. Перестройте список и решите, какие проекты можно отложить или приостановить. Затем помогите сотрудникам сосредоточиться на самом важном. Каждое оповещение может показаться срочным в виртуальном рабочем пространстве, поэтому периодическая переоценка может сэкономить всем время и энергию.

Учитесь у своей команды

Вы изо всех сил пытаетесь понять, почему некоторые задачи занимают так много времени? Вы просматриваете каждую часть процесса, но не можете найти проблемную область, которую можно упростить? Один из способов найти решение этих проблем — спросить тех, кто знает лучше вас: ваших сотрудников.

Поскольку ваши сотрудники работают с этими процессами каждый день, именно они знакомы с деталями каждой функции. Изучая потенциальные области улучшения, формулируйте вопросы. 

Если вы беспокоитесь о том, что сотрудники могут не захотеть честно критиковать компанию, предложите анонимный опрос, чтобы развеять их опасения. Вы можете подготовить разные вопросы для каждого отдела и предоставить открытые подсказки. Это может выявить проблемы, о которых вы даже не подозревали. Этот внутренний взгляд на ваш собственный бизнес также позволит вам оценить другие факторы, такие как корпоративная культура, эффективность отдела и общая вовлеченность.

Как инструменты мониторинга сотрудников могут отслеживать производительность 

Программное обеспечение для мониторинга производительности имеет решающее значение при управлении удаленными сотрудниками, но также может принести пользу сплоченной офисной команде. 

Использование программного обеспечения для мониторинга производительности дает вам подробное представление о рабочем дне каждого сотрудника. Вы можете отслеживать рабочий процесс сотрудников, включая посещаемость, ежедневные часы, уровни производительности, рабочие привычки и отчетность.

Программное обеспечение для мониторинга производительности следует использовать не для круглосуточного наблюдения, а как инструмент для построения отношений, изучения сильных и слабых сторон сотрудников и достижения целей. Сотрудникам по-прежнему должно быть разрешено личное время и перерывы для декомпрессии в течение дня.

Обеспечьте прозрачность мониторинга, вовлекайте сотрудников в общекорпоративные инициативы и поощряйте работников при достижении целей. Инвестиции в программное обеспечение для мониторинга сотрудников могут снизить текучесть кадров и сэкономить время и деньги.