Советы по управлению своим временем как владельцу малого бизнеса

Как владелец малого бизнеса, вы самый важный человек в своей организации. Между соблюдением сроков клиента, отслеживанием финансов и управлением персоналом может показаться, что ваш список дел никогда не сокращается.

Поскольку время является ограниченным товаром, эффективное управление временем является одним из самых важных навыков для владельцев малого бизнеса. Хотя тайм-менеджмент не является точной наукой, вы можете создать новые привычки, которые лучше всего подходят вам и вашему графику.

Мы рассмотрим восемь советов по тайм-менеджменту, которые помогут вам повысить производительность, принимать более взвешенные решения и сосредоточиться на росте и успехе вашей компании.

Как лучше управлять своим временем

Если вы чувствуете, что часов в сутках всегда мало, эти советы помогут вам лучше управлять своим временем.

Будьте организованы

Беспорядок — как в прямом, так и в переносном смысле — может замедлить ваш прогресс. Если ваше рабочее пространство или рабочая нагрузка хаотичны, вы можете быть слишком перегружены, чтобы эффективно решать свои задачи.

Следуйте этим рекомендациям, чтобы навести порядок:

• Организуйте свое рабочее пространство. Избавьтесь от ненужных вещей, выбросив их или сложив в архив. Бумажные файлы можно сканировать и хранить в электронном виде для экономии места. Затем сгруппируйте файлы по клиентам или проектам, в зависимости от того, что имеет смысл для вашей отрасли. 
• Организуйте свою работу. Постановка бизнес-целей — как малых, так и больших — это отличный способ держать вас и ваш бизнес в нужном русле. Начните с создания списка из пяти достижимых целей на неделю. Детализируйте их, начиная с приоритета, а затем приступайте к выполнению по одному. Это поможет вам добиться ощутимого прогресса в реализации более крупных инициатив.
• Обратите внимание на то, когда вы наиболее продуктивны. Это время может быть вызвано действием, например, после утренней пробежки или сразу после обеда. Рассмотрите возможность использования приложения для отслеживания времени, чтобы регистрировать, сколько времени вы тратите на каждый проект, чтобы вы могли визуализировать свою продуктивность. Если вы обнаружите, что у вас есть особенно продуктивное время дня, используйте его, чтобы сосредоточиться на самых приоритетных и сложных задачах. Посвятите остаток дня более легкой и управляемой работе.

Узнайте, когда делегировать.

Когда вы только начинаете, естественно браться за все, что связано с вашим бизнесом. Вы, вероятно, привыкли учиться на работе и приобрели навыки маркетинга, бухгалтерского учета и другие навыки, необходимые для управления вашей организацией. 

Однако по мере того, как ваше время становится все более ценным, делегирование становится решающим. Научитесь отдавать некоторые задачи на аутсорсинг или назначать проекты сотрудникам, давая себе свободу использовать возможности роста. 

Во-первых, решите, какие задачи вы хотите разгрузить. Определите задачи, которые вы обычно откладываете, чтобы определить, кто лучше справится с работой. Если у вас нет сотрудников, готовых принять участие, найдите независимых подрядчиков или фрилансеров, специализирующихся в этой области, которые могут работать по мере необходимости.

Свяжитесь со своей профессиональной сетью и получите рекомендации, чтобы найти заслуживающих доверия людей, которые могут выполнить работу. Делегированная задача будет успешной только в том случае, если она будет выполнена должным образом, поэтому нанимайте тщательно и соблюдайте сроки.

Используйте правило 80/20

Правило 80/20 гласит, что 80% ваших результатов зависят от 20% ваших усилий — и наоборот. Определите 20% ваших задач, которые приносят наибольшую отдачу, и сконцентрируйтесь на них. Делегируйте или тратьте меньше времени на остальных. 

Например, если вы проводите большую часть своего времени по телефону, попросите людей писать вам по электронной почте, а не звонить.

Некоторые клиенты или сотрудники очень требовательны к обслуживанию, отнимая больше времени на жалобы. Подумайте о том, чтобы отпустить этих пожирателей времени.

Избегайте многозадачности

Хотя многозадачность может показаться отличным способом сделать все, она неэффективна, потому что мозгу требуется некоторое время, чтобы перефокусировать внимание, что делает вас менее продуктивным и более подверженным ошибкам. 

Сосредоточьтесь на чем-то одном и организуйте свой день таким образом. Например, вы можете сосредоточиться на ответах на электронные письма первым делом с утра, чтобы избавиться от этого, и выбрать другой период времени для ответов на телефонные звонки. Закончив с задачей в вашем списке, переходите к следующей.

Почему тайм-менеджмент важен для предпринимателей

Вот несколько ключевых причин, по которым управление временем имеет решающее значение, когда вы управляете бизнесом:

• Вы должны думать о времени как об ограниченном ресурсе. В сутках не так много часов, чтобы что-то сделать. Разве вы не хотите максимально использовать их?
• Это повышает конкурентоспособность. Это особенно важно, если вы работаете в высококонкурентной отрасли. Быть первым на рынке или первым представить новую функцию может быть разницей между успехом и неудачей.
• Это может увеличить вашу прибыль. Независимо от того, платите ли вы своим сотрудникам почасовую оплату или фиксированную заработную плату, чем более они продуктивны, тем большую ценность вы получаете. Если вы неорганизованны, вы не можете эффективно назначать задачи и контролировать производительность сотрудников, поэтому в конечном итоге вы можете потратить больше денег, чем необходимо.
• Вы принимаете лучшие решения. Когда вы расставляете приоритеты для важных задач, у вас появляется больше возможностей и вы можете оказать большее влияние на свои операции. И наоборот, когда жизненно важные задачи похоронены и ими пренебрегают, вы можете упустить возможности, и вам придется спешить и платить больше, чтобы добиться цели.
• Вы лучше сможете сосредоточиться на росте. Когда ваши повседневные операции превращаются в отлаженный механизм, вы можете свободно рассматривать возможности расширения.
• Вы могли бы получить больше клиентов. Эффективность бизнеса обеспечивает более качественную работу и лучший клиентский опыт. Счастливые клиенты лояльны и могут повысить ваш бизнес с помощью положительных отзывов и рекомендаций.
• Это уменьшает стресс. Быть организованным, вычеркивать дела из списка дел и делать дела эффективно доставляет огромное удовольствие и устраняет часть стресса, присущего владельцу бизнеса. Стресс снижает производительность, поэтому снижение уровня стресса имеет решающее значение для ведения бизнеса, а также для вашего физического и психического здоровья. Чем ниже уровень стресса, тем меньше вероятность выгорания.