Почему совещания убивают продуктивность и что с этим делать

soveshaniya Бизнес

Совещания отнимают много времени и способствуют увеличению рабочего дня. Узнайте, как сделать их более продуктивными.

Вы когда-нибудь сидели на совещании и говорили себе: «Какая пустая трата времени, я мог бы закончить свою работу»? Если ваш ответ да, вы не одиноки. Совещания отнимают все больше времени у сотрудников и руководителей, что способствует увеличению рабочего дня.

В то время как встречи могут быть полезной стратегией и процессом для обмена прогрессом в работе и общения с другими, чрезмерные и плохо проводимые встречи могут оказать значительное негативное влияние на производительность и мотивацию сотрудников. Исследования доказывали это снова и снова, и есть шанс, что в обозримом будущем нам всем понадобится проводить успешные видеовстречи.

Что говорят исследования о достижении продуктивности

В отчете  бизнес газеты более 70% из 182 опрошенных руководителей высшего звена согласились с тем, что совещания непродуктивны и неэффективны. Респонденты заявили, что встречи мешают им завершить собственную работу (65%), происходят за счет глубокого размышления (64%) и упускают возможности сблизить команду (62%).

Исследование, проведенное odelax, показало, что отсутствие подготовки участников (28%), отсутствие командного общения (20%), несоблюдение выделенного времени (17%), отсутствие последующих задач (25%) и отсутствие минутного времени. Ведение (13%) входит в число главных проблем непродуктивных совещаний.

Помимо снижения производительности, чрезмерные встречи могут даже представлять угрозу для здоровья. Cидячие совещания замедляют обмен веществ и снижают способность организма регулировать уровень сахара и, следовательно, кровяное давление. Эти эффекты могут привести к ожирению, диабету, раку и даже смерти.

Как максимально эффективно использовать время встречи

Вероятно, нереально думать о полном отказе от совещаний. Однако значительное сокращение как частоты, так и количества времени, затрачиваемого на них, может повысить удовлетворенность сотрудников и производительность. Вот несколько способов сделать встречи более продуктивными:

Установите строгие временные рамки

Время ваших сотрудников ценно, поэтому по возможности ограничьте продолжительность встречи одним часом или меньше. И заканчивать встречу вовремя, даже если тема повестки дня не завершена. Когда вы устанавливаете строгие ограничения по времени, сотрудники могут лучше планировать свой рабочий день вокруг собрания, ожидая, что они будут отпущены с собрания вовремя. Кроме того, это заставит организаторов совещаний сокращать свои повестки дня только теми вопросами, которые действительно важны.

Заранее составьте и распространите повестку дня встречи

Заранее раздайте четкую повестку дня, в которой объявляются цель собрания и ожидаемые результаты. Убедитесь, что в повестке дня есть ограниченное количество действий и пунктов для обсуждения. Эта повестка дня собрания поможет сохранить ход собрания и поможет вам уложиться в ожидаемый лимит времени.

Примите решение о четких назначенных действиях после встречи

Никто не хочет участвовать в бессмысленном собрании, которое ничего не дает, но это случается слишком часто. Обеспечьте наличие конкретных и действенных последующих задач по решениям, принятым на собрании, включая ответственных и подотчетных по каждому пункту. Эта ясность поможет придать вашей встрече цель и обеспечит вашей организации наилучшие условия для достижения успеха. Создание элементов действий после собрания также поможет подготовить сотрудников к следующему собранию, поскольку они смогут сообщить о своем прогрессе или выводах.

Отправьте дополнительную информацию и подробности

Если во время встречи обсуждаются несколько важных деталей, дайте понять сотрудникам, что вы будете распространять информацию после встречи. Это освободит сотрудников от ведения подробных заметок о встречах и позволит им лучше участвовать в обсуждении. После встречи не забудьте отправить дополнительную информацию.

Начинайте вовремя

Всегда начинайте встречу вовремя и не позволяйте участникам принимать участие в ней по прошествии 15 минут. Кроме того, не тратьте время на информирование опоздавших о том, что они пропустили. Если вы выработаете привычку начинать собрания вовремя, сотрудники выработают привычку присоединяться к собраниям вовремя. Это позволит сохранить совещание в нужное русло и поможет вам уложиться в установленные временные рамки.

Размер встречи

Небольшие собрания привлекают к участию больше сотрудников, поэтому рекомендуется ограничивать количество людей, участвующих в каждом собрании. Хотя идеальным вариантом может быть от семи до девяти участников, количество собраний в конечном итоге будет зависеть от размера вашей команды. Хороший способ сделать встречи небольшими — приглашать на них только нужных участников.

Дайте сотрудникам выбор

Разрешить сотрудникам право отказаться от посещения без штрафных санкций. Если встреча имеет решающее значение и присутствие на ней обязательно, вы можете подчеркнуть важность встречи.

Продолжайте диалог

Если вы являетесь организатором собрания, контролируйте обсуждение, не позволяя отдельным участникам доминировать в разговоре или повторяя то, что уже было сказано. Вы также можете изучить другие способы обмена контентом на собраниях, в том числе альтернативы мозговому штурму, презентациям и использованию мультимедиа и технологий.

Оцените статью
Подписаться
Уведомить о
guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии
0
Оставьте комментарий! Напишите, что думаете по поводу статьи.x
()
x