Нехватка времени: руководство для предпринимателей по расстановке приоритетов в задачах
Когда вы управляете собственным бизнесом, вы можете пытаться выполнять дюжину задач одновременно. Ваше время ценно, поэтому тратьте его с умом, управляя своими приоритетами.
Предприниматели и владельцы малого бизнеса часто испытывают нехватку времени, потому что обременяют себя слишком большим количеством обязательств. Чтобы обрести подлинный успех и удовлетворение от работы, посвятите свое время тому, что важнее всего.
Чтобы быть успешным предпринимателем с положительным балансом между работой и личной жизнью и меньшим стрессом, создайте график, который подходит вам и вашему бизнесу.
Выгорание может привести к неудовлетворенности работой, неэффективному принятию решений, депрессии и даже сердечным заболеваниям. Примите меры, чтобы предотвратить выгорание до того, как оно наступит.
Почему должны расставлять приоритеты в задачах
Предприниматели несут ответственность за множество аспектов начала бизнеса, таких как создание бизнес-плана, написание маркетингового плана, создание успешного процесса найма и управление финансами. Если вы перегружены, вы, скорее всего, пропустите важные задачи и не уложитесь в сроки.
В качестве предпринимателя у вас больше, чем у любой другой роли, есть ограниченное время для выполнения бесконечного списка задач и дел. В результате очень важно организовать свое время, чтобы быть максимально эффективным и быстрее продвигать свою компанию.
Для здоровья своего бизнеса — и своего личного благополучия — предприниматели должны понимать, что нужно сделать, когда это должно произойти и кому они могут делегировать полномочия.
У вас есть не так уж много времени в течение дня, чтобы сделать что-то. Тратя время на задачи, которые не приносят результатов в росте вашего бизнеса, вы можете обнаружить, что ваш бизнес застопорился. Приоритизируя задачи с наибольшей отдачей от инвестиций, ваш бизнес может добиться огромного роста.
Как расставлять приоритеты задач
Используйте системный подход к организации своих задач и управлению своим временем. Это гарантирует, что важные бизнес-элементы будут учтены, а ваше время будет потрачено с пользой. Расставьте свои обязанности и планируйте свою неделю соответствующим образом.
Распределите свои обязанности с помощью метода управления задачами ABCD
Повышение производительности означает тратить время на правильные вещи, которые начинаются с планирования. Следуйте этим четырем советам для достижения успеха:
Сначала установите приоритеты «А». Спросите себя, на чем бы вы сосредоточились, если бы вам нечего было делать завтра. Ни встреч, ни звонков, ни отчетов — ничего. Начните с чистого листа. Что может повлиять на ваши долгосрочные результаты? Ответы — это ваши приоритеты «А»: важные дела, которые идут параллельно с вашими основными начинаниями. Приоритеты «А» могут включать в себя найм нового менеджера по работе с клиентами, разработку основного предложения или открытие нового филиала. Эти первоочередные задачи должны занимать от 20% до 30% вашего времени.
Позаботьтесь о своих обязанностях категории «Б». Действия категории «Б» — это действия в описании вашей работы, которые должны быть выполнены сегодня — задачи, которые заставляют вас быть занятыми. Обязанности категории «Б» могут включать в себя переписку с клиентами, обработку претензий, надзор за персоналом, ввод данных, проверку контрактов, отгрузку материалов или обновление базы данных. Для большинства людей обязанности категории «Б» занимают еще от 30% до 40% рабочего времени. Обратитесь к ним после того, как вы поработаете над обязанностью «А».
Поместите требования категории «C» на свои места. Действия типа «С» включают в себя незапланированные или незаписанные аспекты вашей работы, которые необходимо выполнить. В то время как вы планируете свои приоритеты «А», требования «С» часто планируются за вас. Они включают собрания отдела, рутинные запросы, отчеты о расходах, регистрацию, сортировку и чтение обновлений. Задачи категории «С» должны занимать от 20% до 25% вашего времени. В этих рамках одна только бумажная работа может занимать пять часов в неделю. Путешествие также является требованием категории «C». Это необходимо сделать, но это не является ключевым фактором успеха вашей работы.
Избавьтесь от деятельности «D». Наконец, есть действия «D». «D» означает удалить, отложить, делегировать. Действия «D» включают в себя случайный просмотр веб-страниц, выполнение задач, которые следует делегировать, и чтение информационных бюллетеней по электронной почте. Некоторые задачи категории «D» отнимают слишком много времени, ожидание загрузки программного обеспечения или обращение в службу поддержки. Остерегайтесь деятельности «D».
Планируйте свою неделю на основе ваших приоритетных задач
Чтобы тратить больше времени на свои высокие приоритеты, планируйте их. Лучшее время для общего планирования — около 2,5 часов в неделю или 10 занятий по 15 минут каждое. Больше времени может не оказать никакого дополнительного влияния на результаты.
Как спланировать неделю
Каждый день создавайте список действий. Составьте список дел и обозначьте приоритеты A, B и C. Напишите свой список в планировщике времени, в мобильном приложении или даже на стикере. В конце дня отметьте пункты, которые вы выполнили.
Будьте конкретны в том, что вам нужно сделать. Когда вы планируете свой день, не говорите просто: «Я буду работать над бюджетом» или «Я буду работать над своим планом по подбору персонала». Будьте конкретны, перечислив действия, которые вы можете выполнить сегодня. Вы не можете составить весь бюджет за день, но вы можете настроить электронную таблицу для заработной платы. Вы не можете нанять нового сотрудника сегодня, но можете обновить профиль работы.
Блокируйте свое время. Запланируйте время для ваших приоритетов «А» в первую очередь. Планируйте выполнять их, когда вы находитесь на пике своих возможностей и когда вероятность прерываний меньше всего. Назначьте встречу в своем ежедневнике и выделите это время для высокоприоритетных дел. Затем, если кто-то попросит вас встретиться в это время, скажите: «Извините, у меня назначена встреча». Никто не спросит, с кем вы встречаетесь. Это встреча с самим собой.
Делегируйте задачи. Если вы думаете, что вы единственный человек, который знает, как выполнить определенную задачу, вы, вероятно, ошибаетесь и должны делегировать больше. Если вы беспокоитесь, что кто-то не совсем готов к новой задаче, позвольте им доказать, что вы ошибаетесь. Делегируйте цель и стандарты, которые должны быть выполнены, и спросите человека, что ему нужно для начала. Если им понадобится помощь, они дадут вам знать.
Цените свое время. Люди говорят, что время – деньги, но для многих это не так. Они тратят время, чтобы сэкономить деньги, проезжая через весь город, чтобы сэкономить доллар на баке бензина. С другой стороны, успешные люди тратят деньги, чтобы сэкономить время. Они будут нанимать других, чтобы они делали то, что им не нравится или в чем они не очень хороши. Они не беспокоятся о том, чтобы потратить доллар, если это сэкономит им час.
