Как грамотно перевезти свой офис, важность переезда для компании.

Переезд офиса помогает всей вашей компании обновить внешний вид и работу.

Многие предприятия переосмысливают свои потребности в офисных помещениях, особенно в связи с пандемией и ростом удаленной работы. Первоначально многие предсказывали массовый отток офисных площадей: опрос руководителей компаний, показал, что 76% руководителей считают, что в будущем их организациям потребуется меньше офисных площадей.

Однако, по данным бюро статистики, только 5,5% предприятий частного сектора сокращают площадь своих офисов. Кроме того, увеличение удаленной работы является фактором в компаниях, которые планируют переехать. 

Если ваша компания приступает к переезду офиса, чтобы приспособиться к гибридным рабочим схемам и пространствам для совместной работы, или просто для того, чтобы найти офисное помещение, которое лучше соответствует вашим потребностям, этот опыт не должен быть стрессовым. Это руководство покажет вам, как при правильном подходе и планировании переезд вашего офиса может стать катализатором преобразования всей компании. 

Причины переезда офиса

Офисные переезды происходят по многим причинам. Вы можете переехать в новый город, переехать в идеальное место или найти лучшее место для размещения как удаленных, так и офисных работников. 

Вот несколько популярных причин. 

Переезд может улучшить ваш бренд

Офисы могут многое сказать о компании. Например, офисный декор может сразу сказать, является ли ваша организация молодой, или более традиционной. Поскольку посторонние могут многое узнать о вашем бренде из ваших офисов, переезд — это способ немедленно изменить то, как другие воспринимают ваш бренд.

Стиль, тон и цель бренда компании часто меняются по мере ее развития. Переезд офиса позволяет быстро обновить внешний вид, чтобы привести его в соответствие, которое вы хотите донести до своей компании.

Здание, дизайн интерьера, местоположение и стиль, которые вы выбираете, являются важными факторами в создании тона вашего бренда и отображении правильного восприятия. 

Переезд может вдохновить на инновационные методы работы

Новые методологии, такие как гибридная работа, гибкое рабочее место и групповой интеллект, могут показаться сложными для внедрения в душном традиционном офисе. Однако, как только вы двигаетесь, возможности увеличиваются. Вы сможете претворить в жизнь новые теории и методы еще до того, как дизайн интерьера будет воплощен в жизнь.

Создание открытых рабочих пространств, зон для совместной работы, небольших акустических комнат, горячих столов и обеденных зон для сотрудников станет проще. У вас будет свободное пространство для работы, и вы сможете реализовать свой уникальный стиль.

Сотрудники также могут испытать полное обновление при работе в новом здании. Начало работы в новом окружении — это отличная возможность внедрить новые и инновационные способы работы.

Переезд — это шанс для развития вашей компании

Больше места, более красивый офис или лучшее местоположение могут упростить процесс найма и улучшить вашу рабочую силу. Вы можете быть ближе к большому пулу талантов или иметь место, чтобы взять дополнительных членов команды. 

Компания, недавно переехавшая в лучший и более светлый офис, скорее всего, будет выглядеть более впечатляюще в глазах клиентов и потенциальных сотрудников, которые сразу же почувствуют культурное соответствие. Переезд – это сигнал успеха, решительности и динамизма; вы не просто стоите на месте, позволяя компании погрузиться в рутину.

Переезд может помочь вам сэкономить на аренде

Хотя большинство компаний не отказываются от офиса полностью, некоторые сокращения происходят. Благодаря большему количеству офисных площадей, доступных для аренды, и усилению конкуренции среди арендаторов вы можете сэкономить на аренде. Кроме того, некоторые крупные компании отказываются от массивной центральной штаб-квартиры в пользу небольших вспомогательных офисов для функциональных групп.

Если у вашей компании подходит к концу текущий срок аренды, вы можете воспользоваться более низкой арендной платой за сопоставимые площади в другом месте, в зависимости от рынка коммерческой недвижимости в вашем районе. 

Как спланировать переезд

Организованность и получение правильной помощи являются ключом к успешному переезду. Следуйте этим советам по переезду для достижения наилучших результатов: 

• Планируйте переезд заранее. Чем раньше вы начнете планировать офисный переезд, тем лучше. Вы не будете торопиться с поспешными решениями, дав себе достаточно времени для организации переезда или надзора за внешней компанией. Если вы решите осуществить переезд самостоятельно, убедитесь, что вы установили бюджет и сроки и точно знаете, чего хотите от нового места.
• Подумайте о посторонней помощи для вашего переезда. Может быть проще выбрать внешнюю помощь. Компании, специализирующиеся на офисном переезде, могут помочь вам найти недвижимость, перевести рабочую силу, заняться дизайном интерьера офиса и решить непредвиденные детали. Использование внешней компании гарантирует, что о вас позаботятся от начала до конца: решения будут за вами, но тяжелая работа по их достижению будет чьей-то ответственностью.
• Найдите надежного помощника. Если вы выбираете специалиста по офисному переезду, тщательно изучите свои варианты. Узнайте, какие компании работают с предприятиями, подобными вашему, или в той же отрасли. Попросите отзывы, рекомендации и тематические исследования. Чем опытнее компания, тем более плавным будет ваш переезд.

Как успешно перенести офис

Успешный офисный переезд включает в себя три важнейших элемента: люди, финансы и традиционные задачи по переезду.

Сотрудники при переезде

Сотрудников может беспокоить их новый маршрут до работы, парковка, новое рабочее место и место для обеда. Сотрудники могут быть обеспокоены благополучием своих семей в новом сообществе, если речь идет о переезде. 

Вот что нужно сделать, чтобы быть внимательным к людям, участвующим в переезде вашего офиса:

Сообщите своим сотрудникам заблаговременно. Убедитесь, что ваша команда хорошо осведомлена о переезде.

Дайте высказать мнение. Запрашивайте мнения и неформальные отзывы о переезде. Чем более вовлеченными чувствуют себя сотрудники, тем больше они будут на вашей стороне. Спросите их предложения о местоположении, дизайне и планировке.

Будьте активны в отношении беспокойства сотрудников. Старайтесь предвидеть вопросы и опасения сотрудников по поводу новой среды и заранее предоставляйте информацию и предложения. Например, дайте им информацию с указанием близлежащих парковок, пригородных маршрутов, станций общественного транспорта и ресторанов. Если это новое сообщество, включите информацию о школах, общественных центрах и районах.

Составьте план переезда. В вашем плане должно быть указано, какие сотрудники отвечают за конкретные задачи, такие как настройка новой системы телефонной связи и заказ информационных элементов.

Проинструктируйте сотрудников об упаковке. Если сотрудники упаковывают свои столы, дайте им знать и покажите, как вы хотите пометить коробки и оборудование.

Сообщите другим о переезде. Сообщите стратегическим партнерам, аффилированным лицам, поставщикам и клиентам о переезде. Создайте уведомление об изменении адреса и обновите списки адресов компании на веб-сайте компании, в учетных записях в социальных сетях, на банковских счетах, а также на бумажных и цифровых канцелярских принадлежностях. Вам также нужно будет изменить свой служебный адрес в Яндекс.

Как обращаться с финансами, связанными с вашим переездом

Переезд может быть дорогим. Крайне важно правильно распоряжаться своими финансами, чтобы избежать перерасхода средств и других финансовых ошибок. Следуйте этим рекомендациям: 

1. Разберитесь с вашей текущей арендой. Проверьте текущий договор аренды, чтобы убедиться, что с вас не взимаются ненужные платежи за досрочный выезд или ущерб.
2. Заранее установите бюджет на переезд. Составление бюджета переезда поможет вам избежать неожиданностей и принять решения, чтобы сэкономить деньги.
3. Отказаться от текущих услуг. Прекратите или передайте услуги в старом офисе, такие как уборка, озеленение и безопасность.
4. Переоцените существующих поставщиков. Просмотрите своих текущих поставщиков и запросите расценки у альтернативных компаний, которые теперь могут быть ближе к вам. Одна простая оценка и обзор могут привести к значительной годовой экономии. Например, проверьте лучшие службы доставки воды в вашем новом районе, чтобы узнать, можете ли вы найти менее дорогие варианты.
5. Пересмотрите технику и оборудование. Подумайте о своих текущих технологиях и оборудовании и решите, следует ли вам их перемещать. Офисный переезд — отличный повод для перехода на более новые, более эффективные системы.
6. Расторгнуть старый договор аренды. Убедитесь, что ваша старая аренда была расторгнута в письменной форме.

Как справляться с традиционными задачами при переезде

1. Исследуйте компании. Изучите транспортные компании и решите, хотите ли вы, чтобы они упаковали все для вас, или вы сделаете это сами.
2. Наймите дизайнера. Наймите дизайнера интерьера, чтобы спланировать любой ландшафтный дизайн, декорирование и внутреннее устройство рабочего места. Попросите дизайнера связаться с новым офис-менеджером, чтобы узнать расположение соединений Ethernet, телефонных соединений и электрических розеток, чтобы он мог составить план этажа.
3. Купить новую мебель. Если вы покупаете новую мебель, предметы декора или технику, выбирайте и заказывайте.
4. Сделайте резервную копию ваших данных перед переездом. Крайне важно создавать резервные копии важных документов и данных, чтобы легко восстановить их, если что-либо будет повреждено во время переезда.
5. График технической помощи по настройке. Определите, нужна ли вам помощь в настройке компьютеров и ИТ-систем, и если да, договоритесь об этом с компанией.
6. Сделайте обход. Проведите осмотр примерно за неделю до переезда, чтобы убедиться, что все в порядке, электричество и другие коммунальные услуги включены.
7. Взять инвентарь. Проведите инвентаризацию и пометьте мебель, оборудование и канцелярские принадлежности, а также сфотографируйте все перед переездом на случай, если вещи будут утеряны или повреждены и вам нужно подать претензию.
8. Получите материалы. Соберите материалы для переезда, такие как коробки, упаковочная лента, этикетки и пузырчатая пленка.
9. Пакет. Соберите все или попросите транспортную компанию упаковать вещи за вас.
10. Настройте новое местоположение. Сверьтесь с планом этажа при размещении предметов в новом месте, установке разделителей и маркировке каждого помещения. Расставьте мебель и технику, и обязательно все протестируйте.
11. Установить вывески. Установите новые вывески на рабочих местах и ​​в здании, если это необходимо.

Как обеспечить рентабельный переезд

Переезд вашего офиса может быть дорогим, но есть способы минимизировать расходы: 

• Планируйте и готовьтесь. Планируйте и готовьтесь заранее, чтобы принимать наилучшие решения и пользоваться дополнительными скидками.
• Подумайте о своих будущих потребностях. Тщательно продумайте свои текущие потребности в офисных помещениях и потребности в ближайшем будущем. Если вы быстро растете, подумайте о том, чтобы получить больше места, чем вам нужно в настоящее время, чтобы избежать повторного переезда в краткосрочной перспективе.
• Исследуйте и сравнивайте транспортные компании. Ознакомьтесь с обзорами транспортных компаний и убедитесь, что все, что вам нужно, включено в каждую единицу, чтобы вы могли сравнивать.
• Подумайте о межсезонье. Переезжайте в межсезонье (зимой или осенью), когда цены ниже.
• Избавьтесь от ненужных предметов. Перед переездом продайте, подарите или выбросьте сломанную, ненужную или устаревшую мебель и оборудование. Запускайте рекламные акции, чтобы заработать на избыточных складских запасах, и уничтожайте ненужные документы, чтобы было меньше вещей для перемещения.
• Получите предложения и договоритесь. Не просто платите первую сумму, которую вам назвали, будь то от транспортной компании, дизайнера интерьера или управляющей компании. Большинство вещей подлежат обсуждению.
• Упакуйте свою команду. Вместо того, чтобы транспортная компания упаковывала бумаги и расходные материалы, пусть ваши сотрудники вмешаются и помогают с переездом.
• Не платите за новую мебель. Приобретите отреставрированную офисную мебель или присмотритесь к лучшим предложениям.

Новый офис, новый старт

Переезд вашего офиса будет непростым делом, но это не должно быть трудоемкой задачей. Переезд дает вам возможность модернизировать свой бизнес, мотивировать персонал и сэкономить деньги. Вы также получите возможность просмотреть свои основные ценности и оценить, как ваши сотрудники сотрудничают и общаются.

Вы также можете обнаружить, что изменение среды в вашей команде значительно повышает моральный дух, расширяет возможности сотрудников и поощряет активную работу и положительное отношение к компании.