Как эффективно планировать финансы и управлять денежными потоками при работе на маркетплейсе
На первый взгляд, работа с финансами кажется довольно простой: у вас есть доходы от продаж, расходы на закупку товара, налоги и операционные затраты. Однако на практике финансы при работе на маркетплейсе часто напоминают настоящий хаос. Деньги приходят и уходят, создавая иллюзию стабильного денежного потока, но на самом деле бывает трудно понять, сколько бизнес реально зарабатывает, а сколько тратит. Чтобы держать ситуацию под контролем, важно систематически планировать и отслеживать все финансовые операции, грамотно управлять денежными потоками и не упустить ключевые показатели.
Для начала разберемся с основными понятиями, чтобы вести учет правильно.
- Бухгалтерский учет
- Финансовый учет
- Как составить финансовую модель для маркетплейсов
- Какие финансовые отчеты следует составлять по итогам месяца
- Отчет о прибылях и убытках
- Отчет о движении денежных средств (Cash Flow)
- Отчет о продажах
- Отчет по остаткам на складе
- Отчет по возвратам
- Отчет по рекламным расходам
- Отчет по логистическим затратам
- Главные ошибки продавцов в финансовом планировании
- Полезные советы по финансовому планированию на маркетплейсах
- Подытожим
Бухгалтерский учет
Это ведение обязательной налоговой документации и отчетности. Он требуется каждому бизнесу, поскольку регулируется законодательством и находится под строгим контролем налоговых органов. В рамках бухгалтерского учета предприниматели регулярно выставляют счета, подписывают акты, выдают чеки, платят налоги и взносы, а также сдают квартальные и годовые отчеты.
Финансовый учет
В отличие от бухгалтерского учета, финансовый учет не подлежит обязательному контролю со стороны государственных органов, однако он крайне важен для владельца бизнеса. Он помогает понимать, сколько на самом деле бизнес зарабатывает и тратит. С помощью финансового учета вы можете отслеживать прибыль, убытки, оценивать рентабельность и планировать будущие расходы. Этот учет помогает контролировать денежные потоки, избегать кассовых разрывов и поддерживать финансовую стабильность.
При работе на маркетплейсах финансовый учет важен на каждом этапе:
- До начала продаж — на стадии планирования расходов на закупку товаров, упаковку, логистику, комиссию маркетплейса и маркетинговые расходы.
- В процессе продаж — нужно регулярно отслеживать выручку, учитывать возвраты, скидки, акции и комиссионные сборы. Также важно знать, когда деньги поступают на счет, чтобы эффективно управлять денежным потоком.
- После продаж — необходимо подсчитать фактическую прибыль, сопоставляя все доходы и расходы, чтобы определить чистую прибыль и оценить рентабельность.
- Для долгосрочного планирования — анализировать данные за месяцы, кварталы и года для корректировки стратегии, поиска точек роста и предотвращения кассовых разрывов.
Как составить финансовую модель для маркетплейсов
Финансовая модель — это важный инструмент для стратегического планирования, который позволяет оценить рентабельность бизнеса, спрогнозировать доходы и расходы, избежать кассовых разрывов и эффективно планировать развитие на долгосрочную перспективу. Чем более детально вы проработаете финансовую модель до старта продаж, тем меньше шансов возникнут непредвиденные проблемы.
Шаг 1. Собрать необходимые данные
Перед созданием модели нужно собрать все ключевые данные, которые будут служить основой для дальнейших расчетов. Это своего рода фундамент, без которого построение финансовой модели невозможно. Вот основные данные, которые понадобятся:
- Закупочная стоимость товара;
- Логистические расходы — доставка товара от поставщика, доставка до склада маркетплейса, расходы на возвраты, хранение и приемку товаров;
- Комиссия маркетплейса за продажу ваших товаров;
- Расходы на рекламу как на самой платформе, так и за ее пределами;
- Постоянные расходы, такие как налоги, платежи по кредитам и другие обязательные платежи.
Шаг 2. Сгруппировать товары
Если в вашем ассортименте несколько товаров, можно создать таблицу для каждого. Однако если товаров много, для удобства рекомендуется разделить их на категории с общими характеристиками, такими как:
- Схожая ценовая категория;
- Примерно одинаковый средний чек.
К примеру, если в вашем ассортименте есть различные аксессуары, вы можете группировать их по тематикам: кольца, серьги, браслеты, чокеры и т. д. Если же внутри одной категории цены сильно различаются, имеет смысл разделить товары на такие сегменты, как эконом, средний и премиум.
Шаг 3. Построить воронку продаж
Воронка продаж помогает визуализировать путь клиента от первого знакомства с товаром до покупки, что позволяет точно рассчитать выручку и прибыль.
Это интересно — 10 лучших аналитических сервисов для Ozon в 2024 году
На маркетплейсах процесс начинается с просмотра карточки товара и заканчивается покупкой. Примерная воронка может выглядеть так:
- Количество показов карточки в каталогах, поиске и рекомендациях — 10 000 в месяц;
- Количество просмотров карточки товара — 3000 (конверсия 30%);
- Количество добавлений товара в корзину — 600 (конверсия 20%);
- Количество оформленных заказов — 400 (конверсия 67%);
- Количество возвратов — 30 (7,5% от заказов).
Чем более подробно вы опишете каждый этап воронки для товара или группы товаров, тем точнее сможете предсказать объем продаж и понять, как он будет меняться в зависимости от конверсии на разных этапах.
Шаг 4. Учесть сезонность
Если ваш товар подвержен сезонным колебаниям спроса (например, новогодние подарки или товары для летнего отдыха), обязательно учтите этот фактор при составлении финансовой модели. Сезонность может существенно повлиять на ваши продажи, например, снижая их на 20–50% в несезон по сравнению с пиковыми периодами. Обязательно отразите сезонные колебания спроса в годовой финансовой модели, чтобы прогнозируемые доходы и прибыль корректировались в зависимости от сезонных факторов.
Шаг 5. Учесть переменные расходы
Переменные расходы напрямую зависят от объема продаж. К ним относятся:
- Себестоимость товара;
- Стоимость доставки (особенно если она зависит от веса или объема товара);
- Комиссия маркетплейса (обычно процент от стоимости продажи товара);
- Стоимость приемки и хранения на складе маркетплейса;
- Стоимость логистики маркетплейса;
- Затраты на упаковку товара.
Каждый из этих элементов влияет на маржинальность вашего бизнеса и должен быть учтен в модели. Ошибки в учете переменных расходов могут привести к значительным отклонениям между запланированными и фактическими доходами.
Шаг 6. Учесть постоянные расходы
Постоянные расходы остаются неизменными независимо от объема продаж. Это такие расходы, как:
- Аренда склада;
- Расходные материалы для бизнеса;
- Оплата труда сотрудников (бухгалтеров, менеджеров, водителей, кладовщиков и других);
- Расходы на обслуживание программного обеспечения и платных сервисов (например, аналитические системы, CRM).
Важно помнить, что постоянные расходы нужно покрывать даже в периоды низких продаж, иначе бизнес столкнется с кассовым разрывом.
Шаг 7. Учесть налоги, кредиты и амортизацию
В зависимости от выбранной системы налогообложения эти расходы могут существенно варьироваться и оказывать влияние на чистую прибыль. Если бизнес использует кредиты, необходимо учесть расходы на их обслуживание, включая процентные ставки и сроки погашения. Также важно учитывать амортизацию активов, например, если в вашем бизнесе есть дорогостоящее оборудование, которое со временем теряет свою стоимость. Это поможет сделать модель более точной и достоверной.
Какие финансовые отчеты следует составлять по итогам месяца
Для эффективного контроля за финансами и развития бизнеса важно регулярно собирать и анализировать следующие отчеты.
Отчет о прибылях и убытках
Также известен как «Бюджет доходов и расходов» (БДР).
Зачем: Чтобы увидеть чистую прибыль или убыток за месяц и оценить маржинальность бизнеса на маркетплейсах.
Что включает:
- Доходы от продаж на маркетплейсе и другие поступления.
- Переменные расходы — себестоимость товаров, комиссии маркетплейсов, расходы на рекламу, логистику, упаковку.
- Постоянные расходы — аренда складов, зарплаты сотрудников, административные расходы и прочие издержки.
Важно: Отчет формируется по факту выполнения обязательств, а не по фактическому движению средств. Например, если товары были проданы в апреле, но оплата поступила только в мае из-за банковской задержки, сумма будет учтена в апрельском отчете.
Отчет о движении денежных средств (Cash Flow)
Также называется «Бюджет движения денежных средств» (БДДС).
Это интересно — 10 лучших сервисов для аналитики маркетплейсов: конкурентный анализ и оценка продаж
Зачем: Для того чтобы понимать, откуда поступают средства и куда они уходят, чтобы избежать кассовых разрывов.
Что включает: Подробную информацию обо всех поступлениях и расходах, происходящих на расчетных счетах организации.
Важно: Отчет формируется на основании фактически поступивших средств. Например, если деньги пришли в мае, то они попадут в отчет за май, даже если товар был продан в апреле.
Отчет о продажах
Зачем: Для оценки эффективности продаж и планирования будущих закупок.
Что включает:
- Количество проданных товаров;
- Средняя цена продажи;
- Продажи по категориям, регионам или маркетплейсам (если работают на нескольких платформах).
Отчет по остаткам на складе
Зачем: Для контроля за товарными запасами и предотвращения дефицита или избытка товаров.
Что включает:
- Количество товаров на складе;
- Прогноз продаж и планирование будущих закупок.
Если товар заканчивается быстрее, чем предполагалось, это требует быстрого пополнения запасов, чтобы не упустить продажи. В случае избытка товаров могут потребоваться распродажи или скидки.
Отчет по возвратам
Зачем: Для анализа качества продукции и прогнозирования убытков от возвратов.
Что включает:
- Количество возвратов и причины их возникновения;
- Стоимость обработки возвратов.
Отчет по рекламным расходам
Зачем: Для оценки эффективности рекламных затрат на маркетплейсах.
Что включает:
- Перечень рекламных кампаний;
- Ключевые показатели эффективности (KPI): показы, переходы, добавления в корзину, заказы и другие;
- Затраты на каждую рекламную кампанию;
- ROAS (Return on Ad Spend) — соотношение дохода от рекламы к расходам на рекламу.
Пример: если на рекламу было потрачено 100 тысяч рублей, а выручка составила 500 тысяч рублей, ROAS = 5 (доход в 5 раз больше затрат на рекламу). Это свидетельствует о высокоэффективной рекламной кампании.
Отчет по логистическим затратам
Зачем: Для анализа расходов на доставку и их оптимизации.
Что включает:
- Затраты на доставку до складов маркетплейса;
- Затраты на приемку товаров на складах;
- Затраты на хранение и отправку товаров покупателям.
Если логистические расходы занимают значительную долю переменных затрат, стоит рассмотреть изменения в логистической схеме или поиск новых партнеров для доставки.
Главные ошибки продавцов в финансовом планировании
Давайте разберемся, с какими ключевыми ошибками сталкиваются продавцы при финансовом планировании и как их избежать.
1. Не оценивать прибыль с разных каналов продаж
Многие продавцы ведут бизнес на нескольких платформах одновременно (например, Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет), но не всегда знают, какой канал приносит наибольшую прибыль. Каждая платформа имеет свои комиссии, условия логистики и затраты на продвижение, что делает их прибыльность различной. Без учета этих различий можно ошибочно считать все каналы одинаково выгодными.
Что делать: Регулярно анализируйте доходы и расходы по каждому каналу, чтобы выявить наиболее прибыльные платформы с минимальными затратами.
2. Не отслеживать свой баланс средств
Когда средства от маркетплейсов поступают через несколько дней или даже недель после продажи, легко потерять связь между получением выручки и текущим состоянием счетов. Многие продавцы не ведут тщательный учет оборотных средств, что усложняет планирование закупок и выплату обязательств.
Что делать: Внедрите систему контроля за движением денежных средств. Регулярно отслеживайте поступления и расходы, чтобы точно знать, сколько денег у вас на счету, сколько ожидается и когда поступят основные выплаты от маркетплейсов.
3. Игнорирование мелких расходов
Маркетплейсы, помимо основной комиссии, могут взимать дополнительные сборы, такие как плата за возвраты или за обработку товаров на складе. К тому же не стоит забывать про оплату за контент, аренду оборудования, транспортных услуг и других расходов. Эти небольшие траты часто игнорируются, что в итоге снижает чистую прибыль и искажает реальную картину финансов.
Что делать: Соберите полную информацию о всех комиссиях и платежах на платформе, включая дополнительные расходы на ведение бизнеса (например, на создание контента или покупку расходных материалов). Включайте все эти расходы в финансовую отчетность для более точной картины рентабельности.
4. Не учитывать свою чистую прибыль
Высокая выручка — это не всегда показатель успеха. Многие продавцы фиксируют только общие доходы, не задумываясь о том, сколько остаётся «чистыми» после вычета всех расходов. Пренебрежение расчетом чистой прибыли может привести к тому, что бизнес будет казаться более прибыльным, чем он есть на самом деле.
Что делать: Регулярно рассчитывайте чистую прибыль. Важно понимать, сколько денег остается после всех вычетов, таких как налоги, комиссии и другие расходы. Этот показатель помогает принимать важные решения о развитии бизнеса, масштабировании и оптимизации процессов.
5. Отсутствие долгосрочного планирования
Многие продавцы сосредоточены только на текущих продажах и не задумываются о будущем. Это может привести к недостаточной подготовленности к сезонным колебаниям, изменениям в спросе или неожиданным расходам.
Что делать: Разработайте долгосрочный финансовый план. Оцените, как вы будете развивать свой бизнес в ближайшие месяцы или годы, какие инвестиции потребуются, какие риски могут возникнуть. Учитывайте сезонность, экономические изменения и уровень конкуренции.
Полезные советы по финансовому планированию на маркетплейсах
Это интересно — 11 лучших биддеров для Wildberries в 2024 году
Чтобы избежать финансовых проблем, обратите внимание на следующие моменты:
1. Отслеживайте комиссии маркетплейсов
Комиссии на платформах часто меняются. Регулярно проверяйте обновления в разделах о комиссиях на используемых площадках. Например, на Wildberries можно найти эти данные в разделе «Аналитика». Подпишитесь на новости в мессенджерах или на электронную почту, чтобы быстро реагировать на изменения и корректировать цены и расходы.
2. Собирайте ссылки на всю важную информацию в быстром доступе
Создайте отдельный файл или папку в браузере с сохраненными ссылками на информацию о комиссиях, логистике и других расходах. Это позволит сэкономить время и быстро находить нужные данные.
3. Избегайте кассового разрыва и заемных средств
Кассовый разрыв — это ситуация, когда у вас нет средств для покрытия обязательств, хотя доходы еще не поступили. Следите за движением средств и заранее планируйте крупные траты. Лучше иметь резерв, чем полагаться на кредиты, которые могут привести к дополнительным расходам.
4. Регулярно пересматривайте финансовый план
Пересматривайте финансовый план хотя бы раз в полгода или, лучше, ежеквартально. Учитывайте изменения в условиях рынка, сезонность и прогнозы по продажам. Это позволит своевременно реагировать на изменения и поддерживать устойчивость бизнеса.
5. Заложите буфер на непредвиденные расходы
Даже при тщательном планировании могут возникнуть непредвиденные расходы, такие как возвраты товаров, повреждения, изменения в логистике или необходимость срочной закупки. Включите в свой план буфер — около 10–15% от общего бюджета. Это поможет справиться с неожиданными затратами без стресса.
6. Не пускайте все деньги в оборот
Если вы тратите все поступившие средства на закупку нового товара, велика вероятность кассового разрыва. Старайтесь не вкладывать более 70–80% капитала в товар, оставляя часть денег в резерве на случай непредвиденных изменений в бизнесе.
Подытожим
Правильное финансовое планирование — ключ к успешной работе на маркетплейсах и долгосрочной стабильности бизнеса. Контроль за доходами и расходами, точный учет всех затрат и регулярный анализ финансовых показателей помогает избежать кассовых разрывов и снизить риски. Соблюдение этих простых принципов и регулярная отчетность помогут повысить рентабельность и открыть новые возможности для роста.